Zadanie

Klient to międzynarodowa firma farmaceutyczna z siedzibą w Paryżu. Specjalizuje się w badaniach, rozwoju i produkcji leków oraz szczepionek na różne schorzenia, takie jak rak, cukrzyca czy choroby serca i układu krążenia.

Klient korzystał z systemu Cornerstone w swojej organizacji, zwłaszcza w działach funkcjonujących na rynkach regulowanych. Zgodność z regulacjami wymaga utrzymywania systemu w stałym stanie zwalidowanym. W związku z tym klient zdecydował się na zaangażowanie zespołu eConsulting w celu skoordynowania procesu zarządzania releasami systemu Cornerstone OnDemand, aby zapewnić kontrolowane i bezpieczne procesy dla wszelkich zmian czy modyfikacji w systemie.

Zakres prac 

Rozpoczęliśmy od zebrania kluczowych informacji dotyczących metod walidacji klienta oraz sposobu użytkowania systemu. Dzięki temu mogliśmy skutecznie przeprowadzić proces zarządzania releasami, obejmujący konfigurację oraz przypadki użycia (use cases). W projekcie aktywnie uczestniczyli pracownicy z naszego działu Cornerstone oraz członkowie zespołu Walidacji, odpowiedzialni za dokumentację.

Regularne spotkania statusowe oraz dodatkowe spotkania przed każdym releasem gwarantowały płynny przepływ informacji i precyzyjne określenie zakresu odpowiedzialności każdego członka zespołu.

Proces walidacji, trwający około sześciu miesięcy, miał na celu doprowadzenie systemu do stanu gwarantującego bezpieczeństwo klienta.

Po ukończeniu projektu klientowi brakowało wykwalifikowanego personelu do skutecznego zarządzania tym procesem. W rezultacie zdecydowali się powierzyć eConsultingowi odpowiedzialność za nadzór nad procesem zarządzania releasami oraz patchami w systemie Cornerstone onDemand.

Wynikało to z konieczności systematycznego dostosowywania się do regularnych aktualizacji ze strony Cornerstone i walidacji tych procesów.

Dodatkowo, opracowaliśmy zestaw testów regresyjnych dla klienta. Ten kompleksowy zestaw testów był uruchamiany przy każdej nowej aktualizacji systemu, mając na celu zapewnienie, że kluczowe funkcjonalności istotne dla procesów klienta pozostaną nienaruszone i nie będą mieć wpływu na ich operacje. Nawet jeśli release nie miał bezpośredniego wpływu na te funkcjonalności – na przykład, gdy dotyczył zupełnie innych obszarów – kluczowe funkcjonalności były nadal poddawane testom, aby zagwarantować ich ciągłe, poprawne funkcjonowanie.

Przez lata edukowaliśmy klienta na temat najlepszych praktyk zarządzania releasami i zarządzania patchami. Wspólnie przeprowadziliśmy kilka releasów, dzieląc się naszą wiedzą i pomagając w przygotowaniu dokumentacji w taki sposób, aby stała się bardziej pomocna i mniej uciążliwa. Dzięki naszej współpracy klient zdobył obszerną wiedzę i z upływem czasu, dzięki naszym wskazówkom w różnych obszarach, zaczął stawać się coraz bardziej samodzielny.

Gdy klient zdobył wystarczającą wiedzę, przejął obowiązki związane z zarządzaniem releasami. Tymczasem my skupiliśmy się na pisaniu testów, dopóki klient potrzebował naszej pomocy. 

Dodatkowo, pomagaliśmy w przygotowywaniu prezentacji wewnętrznych dotyczących każdego releasu dla interesariuszy firmy na najwyższym szczeblu, doradzaliśmy przy ważnych wydaniach zmian oraz wspieraliśmy klienta w implementacji i testowaniu funkcji Audit Trail, wykraczając poza pierwotny zakres projektu. Funkcjonalność Audit Trail w systemie Cornerstone służy do obszernego rejestrowania wszystkich modyfikacji w systemie, obejmując zmiany w obiektach edukacyjnych czy historii użytkownika. Jej aktywacja stanowiła znaczącą zmianę dla klienta, wymagającą dokładnego testowania.

Nasza współpraca trwała przez pięć lat. Na początku zaangażowanych było trzech aktywnych członków naszego zespołu, a następnie dostosowaliśmy liczebność zespołu do wymagań projektu. Stopniowo projekt przeszedł od pełnego zarządzania ze strony naszej firmy do samodzielnego kierowania nim przez klienta.

Wynik

Dla klientów funkcjonujących w środowisku podlegającym walidacji, zapewnienie zgodności we wszystkich systemach ma kluczowe znaczenie. Nasz zespół doskonale rozumiał wagę realizowanego projektu, który stanowił kluczowy element dla efektywnej działalności firmy. Nasza interwencja miała na celu naprawę systemu, zapewniając klientowi nie tylko bezpieczeństwo, ale również pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Nasze konsultacyjne wsparcie nie tylko przyczyniło się do wzbogacenia wiedzy klienta, ale również, w dłuższej perspektywie, umożliwiło mu przejęcie samodzielnej kontroli nad procesem zarządzania wydaniami i poprawkami systemu.

Jeśli zależy Ci na wysokiej jakości wsparciu w procesie zarządzania wersjami CSOD, zachęcamy do nawiązania kontaktu. Jesteśmy gotowi służyć pomocą i dostosować się do unikalnych potrzeb Twojej firmy.