Zadanie 

Nasz klient jest wiodącą globalną organizacją badawczą (CRO), znaną z ekspertyzy w nadzorowaniu badań klinicznych w różnych obszarach terapeutycznych. Znany ze swojego zaangażowania w zapewnienie terminowej realizacji projektów i konsekwentnej rejestracji pacjentów, klient ten inwestuje znaczne środki w dokładne oceny wykonalności, angażując specjalistów medycznych w celu skutecznego planowania harmonogramu badań. Wspierany przez zaangażowany zespół ponad 2700 specjalistów, klient pracuje z pasją w ponad 60 krajach.

Klient zmagał się ze zdecentralizowanym systemem zarządzania szkoleniami, przechowującym dane związane ze szkoleniami na różne sposoby. Głównym wymogiem formalnym było scentralizowanie danych w celu lepszego zarządzania, poszukując ujednoliconej platformy do skutecznego nadzorowania i zarządzania nimi.

Ich celem było skrupulatne śledzenie projektów i wywieranie znaczącego wpływu przy jednoczesnym uproszczeniu zarządzania projektami. Projekty były ściśle powiązane z konkretnymi rolami w organizacji, co dyktowało potrzeby szkoleniowe dla uczestników. Wymagało to rygorystycznego, zweryfikowanego środowiska, w którym poszczególne osoby musiały przejść szkolenie. Weryfikacja ukończenia szkolenia miała kluczowe znaczenie, zwłaszcza w scenariuszach takich jak audyty wymagające dowodu ukończenia szkolenia przez uczestników.

W związku z powyższym, klient chciał mieć możliwość śledzenia przydzielania pracowników do poszczególnego procesu/projektu oraz wymagań w ramach każdego z nich. Klient miał trzy główne cele:

1. Centralizacja: Klientowi zależało na tym, aby wszystkie informacje GxP zostały skonsolidowane w jednym repozytorium, eliminując rozproszone archiwa.
2. Dostępność: Łatwy dostęp do tych scentralizowanych informacji GxP miał kluczowe znaczenie dla płynnego zarządzania.
3. Uproszczone zarządzanie: Klient poszukiwał intuicyjnego i organicznego systemu do efektywnego zarządzania tymi aspektami GxP. Na przykład za każdym razem, gdy rozpoczynał się nowy projekt, chciał mieć prostszy sposób zarządzania poszczególnymi osobami i udokumentowane dowody wszystkich wymaganych szkoleń ukończonych przez uczestników procesu.

Wyzwanie polegało na stworzeniu usprawnionego systemu, który zaspokoiłby te wieloaspektowe potrzeby, integrując wymagania szkoleniowe z rolami projektowymi oraz zapewniając dostępność i prostotę w skutecznym zarządzaniu tymi połączonymi danymi.

Klient wybrał eConsulting do wdrożenia dwóch modułów Cornerstone OnDemand (LMS i Core) ze względu na naszą wiedzę i bogate doświadczenie w procesach walidacji. Będąc wiodącym centrum kompetencyjnym w zakresie walidacji CSOD, udokumentowane osiągnięcia naszego zespołu i specjalistyczne umiejętności idealnie pasowały do potrzeb klienta.

Zakres prac

Projekt składał się z 4 etapów:

Discovery

Wysłaliśmy klientowi kwestionariusze z różnymi pytaniami, które pozwoliły nam subtelnie zidentyfikować kluczowe decyzje, które później wpłyną na system. Na tym etapie klient miał dostarczyć nam scenariusze i opisy procesów. Jednak ze względu na brak szczegółowych opisów ze strony klienta, zaoferowaliśmy dodatkową usługę – Business Process Alignment (BPA). Podczas BPA pomagaliśmy klientowi w ustawieniu procesów tak, aby zmaksymalizować ich korzyści.

Jednocześnie przeprowadziliśmy warsztaty walidacyjne, przedstawiając metodologię zwalidowanego środowiska w Cornerstone i utrzymania stanu zwalidowanego.

Konfiguracja

Kolejnym krokiem było zaprojektowanie konfiguracji spełniającej potrzeby klienta.

W tym okresie podjęliśmy się oddzielnych projektów technicznych dla klienta: Single Sign-On (SSO) i integrację z MS Teams. Integracja MS Teams miała na celu ułatwienie sesji szkoleniowych na żywo, co było szczególnie korzystne w erze Covid. Integracja ta usprawniła zarządzanie sesjami, umożliwiając rejestrację uczestników, monitorowanie frekwencji i czasu trwania w czasie rzeczywistym oraz uproszczoną obsługę danych po szkoleniu.

Proof of Concept

Etap ten miał na celu prezentację funkcjonalności systemu za pomocą makiet oraz dopracowanie wszystkich aspektów. POC zakończył się pozytywną opinią klienta, bez dodatkowych uwag.

Testy

Przygotowaliśmy Configuration Workbook, zaplanowaliśmy i przeprowadziliśmy testy IQ i OQ, obejmujące zarówno funkcjonalności modułowe, jak i integrację. Następnie stworzyliśmy i sprawdziliśmy raporty.

Przed testami akceptacyjnymi (UAT) przeprowadziliśmy szkolenie administratorów dostosowane do potrzeb klienta i procesów systemowych. Zdefiniowaliśmy zakres szkolenia dla różnych grup użytkowników w oparciu o naszą wiedzę o kliencie i jego wymaganiach.

W czasie trwania naszego projektu, Cornerstone wydał dwie nowe aktualizacje systemu. Mając na uwadze zatwierdzony proces, uruchomiony został cały proces zarządzania releasami, w tym działania walidacyjne, testowanie, dokładna dokumentacja i ocena funkcjonalności w środowisku klienta. W rezultacie musieliśmy uwzględnić i zintegrować obie nowe wersje z dokumentacją.

Wynik 

Wdrożenie trwało 12 miesięcy. Musiało zostać dostosowane do tempa i możliwości wymaganych przez klienta. W projekcie aktywnie uczestniczył 9-osobowy zespół, a dodatkowe 3 osoby zajmowały się pisaniem skryptów testowych po naszej stronie.

Nasze wdrożenie GxP znacznie wzmocniło i uprościło nadzór klienta nad zapewnieniem ukończenia wszystkich wymaganych szkoleń dla określonych ról. Dzięki skrojonym na miarę modyfikacjom i uprawnionym procesom w systemie, nasze rozwiązanie umożliwiło łatwą weryfikację ukończenia szkolenia i ułatwiło dodawanie nowych kursów w razie potrzeby. Dodatkowo, wprowadzając szereg ról, które spełniały potrzeby biznesowe klienta, skutecznie rozdzieliliśmy i zarządzaliśmy obowiązkami zawodowymi, unikając przeciążenia jakiejkolwiek pojedynczej osoby. Cornerstone zaoferował również klientowi możliwość łatwego zarządzania mniejszymi zespołami. Ta elastyczność pozwoliła na tworzenie, nadzorowanie i weryfikację wielu mniejszych zespołów – co było bardzo istotne z punktu widzenia naszego klienta.

Dalsza współpraca klienta z eConsulting jest wyraźnym świadectwem wysokiego poziomu satysfakcji i zadowolenia z naszych usług. Klient bardzo docenił nasze doświadczenie w równoległej domenie biznesowej. Umożliwiło nam to prowadzenie i wspieranie go przez cały proces, oferując bezcenne spostrzeżenia w celu usprawnienia jego działalności.

Jeśli chcesz dowiedzieć się jak możemy dostosować system Cornerstone do Twoich unikalnych potrzeb biznesowych i skutecznie usprawnić operacje odwiedź naszą stronę: https://shop.econsulting.co/validation-services

Zapraszamy do kontaktu!