Zadanie

Naszym klientem była firma farmaceutyczna, świadcząca usługi w zakresie rozwoju klinicznego, zarządzania badaniami i nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii dla czołowych organizacji farmaceutycznych, a także małych i średnich firm zajmujących się opracowywaniem leków. Firma zatrudnia ponad 1800 pracowników, a jej główna siedziba znajduje się w Wielkiej Brytanii.

Klient zgłosił zapotrzebowanie na system LMS, który może być zwalidowany i pomoże organizacji w realizacji różnych procesów biznesowych. Celem tych procesów jest utrzymanie wysokiej jakości szkoleń oraz zapewnienie, że pracownicy są szkoleni zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kluczowym aspektem, w szczególności dla mniejszych projektów było usprawnienie procesu raportowania, co pozwoliłoby na weryfikację, czy wszystkie osoby oddelegowane do projektu pomyślnie ukończyły wymagane szkolenia.

eConsulting został wybrany do realizacji tego projektu na podstawie rekomendacji dostawcy oprogramowania, Cornerstone OnDemand, który wskazał nas jako najlepszego partnera wdrożeniowego w obszarze life science, posiadającego bogate doświadczenie w procesach walidacji.

Naszym zadaniem było wdrożenie dwóch modułów Cornerstone OnDemand: systemu Core oraz LMS dla GxP.

Zakres prac

Krok 1: Wypełnienie kwestionariuszy przez klienta, które pomogły nam w zrozumieniu potrzeb i preferencji dotyczących korzystania z systemu.

Krok 2: Zebranie kluczowych dokumentów – Ocenę Ryzyka Systemowego (SRA) i Specyfikację Wymagań Użytkownika (URS).

Krok 3: Business Process Alignment (BPA). 

Konsultant ds. analityki biznesowej z eConsulting przeprowadził kilkudniowe warsztaty z zespołem klienta, prowadząc inwentaryzację jego procesów. Wspólnie określiliśmy, w jaki sposób procesy te zostaną wdrożone w systemie Cornerstone OnDemand, w wyniku czego powstało sześć odrębnych procesów.

Krok 4: Warsztaty walidacyjne. Współpracując z Cornerstone zapoznawaliśmy klienta z metodologią walidowanego środowiska Cornerstone i podejściem do jego utrzymania. Podczas tych warsztatów opracowaliśmy matrycę odpowiedzialności określającą poszczególne role, co zaowocowało kompleksowym raportem. Raport ten posłużył jako podstawa dla późniejszych decyzji wdrożeniowych.

Krok 5: Seria warsztatów Discovery. Sesje te pogłębiły specyfikację wymagań użytkownika, określając funkcjonalne i niefunkcjonalne wymagania systemowe oraz ocenę ryzyka systemowego, identyfikując przewidywane ryzyka oraz ich wartości.

Krok 6: Opracowanie Planu Walidacji, zawierającego strategię walidacji systemu, w tym aspekty prawne i formalne, procedury testowania i strategie wdrażania.

Krok 7: Wdrożenie. Stworzyliśmy prototypy, aby przedstawić, jak procesy będą przebiegać w systemie. Po zatwierdzeniu prototypów zespół eConsulting przystąpił do budowy końcowej konfiguracji.

Krok 8: Podczas warsztatów Proof of Concept zaprezentowaliśmy sfinalizowaną konfigurację. Warsztaty te zapewniły kompleksowy przegląd wszystkich procesów, podzielonych na kategorie według różnych ról (np. użytkownik końcowy, administrator).

Krok 9: Testy UAT. Nasz zespół przygotował i zweryfikował testy, a także przeprowadził próby w celu potwierdzenia gotowości scenariusza. Następnie zaangażowaliśmy zespół ds. zapewnienia jakości przed przekazaniem klientowi do weryfikacji i ostatecznego zatwierdzenia. Testerzy klienta zostali odpowiednio przeszkoleni i przeprowadzeni przez proces testowania przez zespół eConsulting.

Testy posłużyły dwóm celom: walidacji funkcjonalnej oraz dostarczeniu udokumentowanych dowodów potwierdzających walidację systemu. Po pomyślnym zakończeniu testów sporządziliśmy raport z testów walidacyjnych.

Krok 10: Stworzenie podręcznika konfiguracji oraz przeprowadzenie szkolenia administratorów, dostosowanego do konkretnych potrzeb klienta i procesów systemowych.

Zespół składał się z dziewięciu osób, w tym kierownika projektu, trzech konsultantów ds. wdrożenia, konsultanta ds. integracji i wdrożenia, kierownika ds. zgodności z przepisami, analityka procesów biznesowych, lidera biznesowego i kierownika ds. rozwoju biznesu.

Wynik

Po zakończeniu projektu klient zdecydował się kontynuować naszą współpracę. Obecnie obsługujemy procesy zarządzania zmianami, incydentami oraz wydaniami w systemie Cornerstone OnDemand (CSOD).

Dzięki zwalidowanemu systemowi LMS, klient może teraz monitorować, kto, kiedy i z jakich tematów został przeszkolony, co jest kluczowe ze względu na regulacyjne wymogi jego branży. System umożliwia również szybkie dostarczenie audytorom potwierdzeń, że wszystkie osoby zaangażowane w projekty przeszły odpowiednie szkolenia, co jest doskonałym narzędziem do raportowania i prowadzenia kompleksowej ewidencji.

Podczas zaawansowanego etapu wdrażania systemu LMS, zespół klienta opracował nową koncepcję konkretnej funkcjonalności. Klient zamierza wykorzystać Cornerstone w specyficzny sposób, dostosowując go do unikalnego procesu. Projekt stale ewoluuje, a my aktywnie współpracujemy nad jego rozwojem.

Jako eConsulting zostaliśmy docenieni za naszą rozległą wiedzę i doświadczenie w projektach takich jak Clinical Research & Operation, a także miłą i przyjemną atmosferę współpracy, co znacząco wpłynęło na ogólną satysfakcję.

Jesteśmy dumni z dotychczasowych osiągnięć i cieszymy się, że nasze wsparcie przyczyniło się do sukcesu klienta. Jeśli potrzebujesz naszej pomocy we wdrożeniu CSOD LMS lub masz pytania dotyczące naszych usług, skontaktuj się z nami. Z przyjemnością pomożemy w realizacji Twoich celów i wspieraniu rozwoju Twojej organizacji.