Wprowadzenie 

W dzisiejszym mocno uregulowanym środowisku, bezwzględne przestrzeganie przepisów jest kluczowe. Rola systemów learningowych (LMS), takich jak Cornerstone OnDemand, wykracza daleko poza jedynie szkolenia pracowników.

W niniejszym artykule proponujemy kompleksowe spojrzenie na istotne aspekty utrzymania zatwierdzonego systemu Cornerstone OnDemand, skupiając się na szczegółach Testów Akceptacyjnych (UAT), planowaniu testów oraz ich efektywnej realizacji.

Podczas lektury tego artykułu podzielimy się wartościowymi spostrzeżeniami dotyczących najlepszych praktyk zapewniania zgodności i skuteczności operacyjnej przy wykorzystaniu Cornerstone OnDemand.

Znaczenie Walidacji w Branżach Podlegających Ścisłym Regulacjom – Zgodność z Przepisami

System Cornerstone OnDemand to oprogramowanie w chmurze, dedykowane zarządzaniu szkoleniami. Pomaga organizacjom efektywnie zarządzać kapitałem ludzkim, oferując kompleksowy zestaw narzędzi do rekrutacji, szkolenia, zarządzania i rozwoju pracowników.

To narzędzie znajduje zastosowanie w różnych typach organizacji, w tym w tych mocno uregulowanych, jak sektor farmaceutyczny. W takich firmach system zarządzania szkoleniami (LMS) to nie tylko narzędzie, ale sprawdzona platforma, odgrywająca kluczową rolę w dostarczaniu niezbędnego szkolenia.

Jest to szczególnie istotne dla pracowników zajmujących się zadaniami o wysokim ryzyku, na przykład w produkcji farmaceutycznej.

W branżach, takich jak farmacja, gdzie stawki są wysokie, rola systemu zarządzania szkoleniami (LMS) przekracza standardową dostawę szkoleń. Staje się zwalidowanym systemem, który zapewnia, że pracownicy są odpowiednio przeszkoleni i kompetentni do wykonywania zadań, które w przeciwnym razie mogłyby wiązać się z istotnym ryzykiem.

Proces walidacji systemu Cornerstone OnDemand LMS obejmuje rygorystyczne kroki, wykraczające poza standardowe spełnienie kryteriów checkboxów.

Cornerstone OnDemand, będąc systemem typu Software as a Service (SaaS), stawia przed nami unikalne wyzwanie w utrzymaniu swojego zwalidowanego statusu. Wynika to z częstych aktualizacji oprogramowania, którym poddawana jest platforma. Każda z tych aktualizacji musi być indywidulanie walidowana, aby zapewnić, że system zachowuje ciągłość i utrzymuje stan zwalidowany.

Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować znacznymi karami finansowymi nakładanymi przez organizacje audytorskie, czyniąc proces walidacji nie tylko wymogiem regulacyjnym, ale również imperatywem finansowym. 

Znaczenie Testów Akceptacyjnych (UAT) w Utrzymywaniu Zwalidowanego Stanu – Zgodność z Przepisami

Testy Akceptacyjne (UAT), zwane również Kwalifikacją Operacyjną (OQ), odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu zwalidowanego stanu systemów używanych przez organizacje o wysokim stopniu regulacji. Podczas gdy dostawca oprogramowania, takiego jak Cornerstone OnDemand, jest odpowiedzialny za testowanie aplikacji, to klienci ponoszą odpowiedzialność za przetestowanie funkcji swojego Systemu Zarządzania Szkoleniami (LMS) oraz procesów, które obsługuje. To szczególnie istotne w przypadku procesów uznanych za wyjątkowo istotne lub krytyczne w analizie ryzyka, zwłaszcza tych związanych z procesami dobrych praktyk (GxP).

Kluczową kwestią jest możliwość dostarczenia wyników testów na żądanie audytora. Dlatego każda zmiana (czy to normalna zmiana, wydanie oprogramowania czy poprawka błędu), która wpływa na konfigurację systemu lub procesy biznesowe (szczególnie te uznane za wyjątkowo istotne), musi być poddana rygorystycznym testom.

To prowadzi do modelu wspólnej odpowiedzialności, w którym zarówno Cornerstone OnDemand, jak i klient pełnią odrębne role. Cornerstone OnDemand gwarantuje solidność samej aplikacji oraz zgodność z przepisami, podczas gdy klient zajmuje się utrzymaniem systemu, skonfigurowanego zgodnie z jego specyficznymi potrzebami, i dba o zachowanie zgodności z istotnymi przepisami.

Wniosek jest jednoznaczny: każda zmiana wpływająca na konfigurację systemu lub istotne procesy biznesowe wymaga starannego przetestowania. To zagwarantuje nie tylko niezawodność systemu, ale także jego zgodność z rygorystycznymi wymaganiami regulacyjnymi, co umożliwia uniknięcie potencjalnych kar finansowych.

Rozumiejąc istotę testów akceptacyjnych użytkownika (OQ) w tym kontekście, organizacje mogą lepiej przygotować się do audytów i utrzymać zwalidowany system, który spełnia zarówno wymagania operacyjne, jak i regulacyjne.

Elementy Kompleksowego Planu Testowego dla Minimalizacji Ryzyka w Zwalidowanym Systemie Cornerstone OnDemand – Zgodność z Przepisami

W miarę dostosowywania się organizacji do nowych potrzeb biznesowych, aktualizacji systemu czy zmian przepisów, konieczne jest skrupulatne zarządzanie ryzykiem związanym z tymi modyfikacjami, aby zapewnić ciągłą zgodność i skuteczność operacyjną. W tym kontekście kluczowe znaczenie ma dobrze opracowany plan testowy.

Plan testowy 

Kompleksowy plan testowy pełni rolę roadmapy dla zespołów zapewniania jakości, określając konkretne testy do przeprowadzenia, warunki, w jakich mają być wykonane, oraz kryteria ich powodzenia lub niepowodzenia. Jest zarówno przewodnikiem, jak i dokumentem, dostarczając strukturalnego podejścia do testowania oraz udokumentowanego śladu dla celów audytu.

Podstawowe elementy, które powinny być uwzględnione w planie testowym, mającym na celu minimalizację ryzyka związanego z modyfikacjami w zwalidowanym systemie Cornerstone OnDemand, obejmują:

Identyfikatory i Tytuły – Zgodność z Przepisami

• Unikalny ID przypadku testowego: Zapewniający łatwe śledzenie i powiązanie każdego testu z opisaną Specyfikacją Wymagań Użytkownika (URS).
• ID Wymagania: Umożliwiający jednoznaczne określenie, które wymaganie jest testowane.
• Tytuł Scenariusza Testowego: Krótki tytuł podsumowujący, o czym jest dany test.
  

Cele i Warunki – Zgodność z Przepisami

• Cel Testu: Co i dlaczego jest testowane w danym scenariuszu.
• Wymagania Wstępne do Testu: Warunki, które muszą być spełnione przed przeprowadzeniem scenariusza testowego.
  

Role i Środowisko

• Używane Role: W zależności od testowanego procesu biznesowego mogą być zaangażowane role, takie jak Manager, Admin czy Użytkownik Końcowy.
• Środowisko Testowe: Informacje na temat miejsca, w którym powinien być przeprowadzony test, np. wersja pilotażowa czy etapowa.
  

Szczegóły Wykonania

• Numer Wykonania: Informacje na temat tego, czy jest to pierwsze czy kolejne wykonanie testu.
  

Kroki Testowe – każdy krok testowy powinien zawierać:

• Opis Kroku: Czym jest dany krok.
• Oczekiwany Wynik: Jaki wynik jest przewidywany.
• Rzeczywisty Wynik: Co tak naprawdę miało miejsce.
• Wymaganie Dowodu: Czy krok wymaga potwierdzenia dowodem, na przykład pełnoekranowym zrzutem ekranu, zawierającym datę i czas systemowy.
• Status Kroku: Czy krok zakończony został powodzeniem czy niepowodzeniem.
• ID Załącznika: Jeśli załączniki są przechowywane w innym miejscu.
• Numer Zgłoszenia Incydentu: Jeśli krok zakończony został niepowodzeniem i utworzony został incydent do śledzenia.
• Data i Czas Wykonania: Kiedy krok testowy został wykonany.
• Potwierdzenie: Przestrzeń na podpisy zarówno od testera, jak i recenzenta testu.
  

Skuteczne Zarządzanie Procesem Testowania w Zwalidowanym Środowisku Cornerstone OnDemand

Jak przedstawiono w poprzednich sekcjach, częstotliwość przeprowadzania testów w zwalidowanym systemie Cornerstone OnDemand często koreluje z liczbą wprowadzanych zmian.

W wielu przypadkach jest to dość częste, co podkreśla znaczenie skutecznego zarządzania procesem testowania. W tej części analizowane są różne strategie mające na celu zwiększenie efektywności tego procesu.

Jasne Wymagania dla Procesu Walidacji

Na początek, istotne jest posiadanie jasno określonych wymagań dla procesu walidacji. Powinny być one jednoznaczne, aby zapobiec wszelkim niejasnościom podczas szacowania i tworzenia scenariuszy testowych. Precyzyjne wymagania również ułatwiają autorom testów pełne zrozumienie, co musi zostać przetestowane, co z kolei usprawnia cały proces testowania.

Przydzielanie Zasobów – Zgodność z Przepisami

Przydzielanie zasobów z powyżej przeciętnym zrozumieniem systemu powinno odbywać się z odpowiednim wyprzedzeniem. Sprawia to, że kroki testowe są łatwo zrozumiane, a wszystkie wymagane warunki wstępne testu mogą być spełnione, przygotowując tym samym środowisko do pomyślnego przeprowadzenia testu.

Niedoświadczony zespół testerów może powodować znaczne opóźnienia z powodu wiedzy, wymagając dodatkowych sesji szkoleniowych i wyjaśnień.

Dlatego kluczowe jest przydzielanie dedykowanego czasu dla tych zasobów, aby skoncentrować się wyłącznie na scenariuszach testowych, lub też zlecanie tworzenia i/lub wykonania testów firmom, które posiadają doświadczenie zarówno w testowaniu, jak i konfiguracji systemu Cornerstone OnDemand.

Zbiory Testów Regresyjnych – Zgodność z Przepisami

W przypadku, gdy podobne testy lub obszary funkcjonalne są testowane w różnych cyklach, warto rozważyć stworzenie zestawu testów regresyjnych. Po utworzeniu takiego zbioru można go wielokrotnie uruchamiać, co pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek potrzebny do opracowywania nowych testów.

Te testy regresyjne mogą być również zautomatyzowane, zwłaszcza jeśli są powtarzalne. W przypadku braku zasobów do napisania skryptów do tych testów automatycznych, firmy takie jak eConsulting mogą udzielić wsparcia w tym zakresie.

Zarządzanie Środowiskiem Testowym

Korzystanie z procesu kopiowania danych (Copy Down) w celu zachowania zgodności środowiska testowego ze środowiskiem produkcyjnym pozwala zaoszczędzić czas, który w przeciwnym razie mógłby zostać poświęcony na przenoszenie konfiguracji i czyszczenie nieaktualnych danych testowych. Gwarantuje to, że testy walidacyjne są przeprowadzane w wysokiej jakości środowisku testowym.

Zarządzanie Błędami

Efektywny proces zarządzania błędami może znacznie przyspieszyć zakończenie testów. Analiza defektów przez doświadczony zespół, takich jak Partnerzy Cornerstone OnDemand, może prowadzić do szybkich napraw lub właściwego przekierowania problemu do dostawcy oprogramowania w celu szybkiego rozwiązania.

Wprowadzenie tych strategii pozwala organizacjom nie tylko uczynić swoje procesy testowania bardziej efektywnymi, ale także zapewnić spełnienie zarówno wymagań operacyjnych, jak i regulacyjnych.

Podsumowanie

System Cornerstone OnDemand to potężne narzędzie do zarządzania kapitałem ludzkim, jednak jego użyteczność w branżach regulowanych przekracza zakres prostego zarządzania talentami. Pełni rolę zwalidowanej platformy, kluczowej dla szkoleń i zgodności.

Jednak utrzymanie tego zwalidowanego stanu nie jest zadaniem łatwym. Wymaga przemyślanej strategii, która obejmuje jasne wymagania walidacyjne, staranne planowanie testów i efektywne ich przeprowadzanie.

Mamy nadzieję, że strategie przedstawione w tym artykule zainspirują Państwa do doskonalenia wewnętrznych procesów, podnosząc ich skuteczność i efektywność, jednocześnie wspomagając utrzymanie waszego systemu Cornerstone OnDemand w stanie zwalidowanym.

Sławomir Kwiatkowski
Cornerstone Release & Test Manager
Implementation Consultant