Wprowadzenie

Nieustannie zmieniające się środowisko pracy wymaga stosowania narzędzi niezbędnych do lepszego zrozumienia wielu aspektów otoczenia każdego pracownika firmy. Ciągły rozwój i szybkie zmiany zarówno w strukturze organizacji, jak i przydzielanych rolach pozwalają na bardziej elastyczne podejście do szeregu zadań, ale jednocześnie pozostawiają miejsce na potencjalny błąd. Utrzymanie puli pracowników zapewniających satysfakcję lub biegłość w odpowiednich działach może stanowić wyzwanie dla każdego zespołu HR. Cornerstone OnDemand zawiera szereg narzędzi, które pomagają zarządzać i zmniejszać obciążenie różnymi, czasem przyziemnymi zadaniami.

Dynamiczne grupy

Każdy system HR pozwala na zarządzanie pracownikami zatrudnianymi przez organizację. Jest to w końcu jedna z podstawowych funkcjonalności takiego oprogramowania. Przypisanie użytkownika do konkretnego działu organizacji czy danego stanowiska również nie jest nowością i choć podejście Cornerstone OnDemand do jednostek organizacyjnych jest zgoła odmienne, to ich specyficzny rodzaj nie może pozostać niezauważony. Dynamiczne grupy, o których tutaj mowa, mogą nie tylko zapewnić szybszy sposób identyfikacji użytkowników o określonych cechach, ale także dokładniejszy.

Wyobraźmy sobie koncepcję jednostki takiej jak Dział lub Lokalizacja, ale odwróconej. Zamiast dodawania użytkowników do działu, można stworzyć jednostkę, która automatycznie gromadzi pracowników na podstawie działu, lokalizacji lub stanowiska, do którego należą. Zamiast przeglądania długich kilometrowych list użytkowników i tworzenia list tych, którzy na przykład ukończyli określone szkolenie, specjaliści HR mogą wybrać dokładnie to samo szkolenie jako warunek dla dynamicznej grupy i organicznie zebrać niezbędne osoby.

Cykliczne szkolenia

W zależności od branży, pracownicy muszą ukończyć różne rodzaje szkoleń. Nie zmienia się jednak fakt, że każda organizacja ma pewną liczbę kursów, które należy powtórzyć po upływie określonego czasu, czy to kilku miesięcy, czy lat.

Moduł Learning w Cornerstone OnDemand pozwala na przypisywanie konkretnych kursów do konkretnych użytkowników i z pewnością nie jest to żadnym zaskoczeniem. To, co świadczy o tym, że został on przygotowany z myślą o specjalistach HR, to zestaw opcji dostępnych dla administratorów HR podczas tworzenia zadań edukacyjnych. Jedną z możliwości jest ustawienie powtarzającego się przypisania, które automatycznie ponownie przypisze dane szkolenie do użytkownika lub ich grupy. Ponadto przypisanie może sprawdzić, czy poprzednia instancja tego samego szkolenia została zakończona czy nie i działać odpowiednio w oparciu o decyzje zespołu HR.

Zadania związane z oceną wydajności poza cyklem

Od czasu do czasu przychodzi taki moment, kiedy zespół HR musi się spotkać i zaplanować przegląd wyników. Wszyscy analizują proces z ostatniego przeglądu, a następnie eksperci przeprowadzają burzę mózgów na temat możliwych ulepszeń i największych bolączek. Rezultatem wszystkich niezbędnych działań jest oczywiście nowy, ulepszony proces, który jest stosowany na początku okresu oceny wyników. Menedżerowie, podwładni i członkowie projektu wyrażają swoje opinie na temat celów, osiągnięć i wartości reprezentowanych przez ich kolegów lub przez nich samych. Podczas, gdy wkład wygenerowany przez uczestników ma ogromną wartość, nie można przecenić znaczenia nie zapominania o uwzględnieniu opinii osób niezwiązanych na co dzień z pracownikiem. Kolega z innego działu może dostarczyć równie cennych danych na temat innego pracownika, po serii niezamierzonych lub zamierzonych interakcji.

Pytanie brzmi: czy ocena takiej osoby powinna zostać pominięta ze względu na to, że są one przypisane do odległych jednostek organizacyjnych? Dzięki zadaniom poza cyklem w Cornerstone OnDemand możliwe jest przesłanie oceny nawet wtedy, gdy osoba oceniająca nie jest częścią regularnego procesu oceny wyników. Każdy oceniający ma możliwość wyboru, kogo chciałby zgłosić, a na podstawie decyzji zespołu HR, taka recenzja zostanie lub nie zostanie uwzględniona w okresowej ocenie wyników. 

Podpis elektroniczny

W każdej organizacji zbieranie potwierdzeń dotyczących SOP lub ukończenia szkoleń jest koniecznością, aby zachować zgodność z przepisami lub po prostu upewnić się, że pracownicy są świadomi procedur mających zastosowanie do określonego stanowiska. Podczas gdy w niektórych firmach nadal standardową praktyką jest zbieranie wydruków z podpisami mokrym atramentem, gromadzenie, zbieranie i archiwizowanie takich dokumentów może stać się uciążliwe dla działów HR, zwłaszcza w dzisiejszych czasach, gdy praca zdalna nie jest rzadkością, a wielu pracowników nie odwiedza codziennie siedziby firmy.

Na ratunek przychodzi podpis elektroniczny, który jest jedną z bardziej przydatnych funkcji CSOD. Dodatkowe uwierzytelnienie, które jest wymagane w celu złożenia podpisu, zapewnia, że żaden nieupoważniony personel nie ma możliwości podrobienia potwierdzenia zamiast odpowiedniej osoby. Znacznik czasu przechowywany w systemie wraz z podpisem pozwala na śledzenie potwierdzeń przez zespół HR, a raportowalność funkcji zapewnia, że odpowiedni administratorzy mogą otrzymywać informacje o pracownikach, którzy podpisali dokumenty, a którzy nie.

Łączenie

Jak kłopotliwe może być zebranie grupy MŚP w celu udzielenia wskazówek grupie użytkowników lub przeprowadzenia sesji szkoleniowej na dany temat?

W zależności od wielkości organizacji, może to być większe lub mniejsze, ale jednak wyzwanie. Ludzie pracujący w różnych strefach czasowych, w różnych działach i mający własne zadania w czasie, gdy są potrzebni – te czynniki i wiele innych utrudniają zebranie panelu ekspertów do różnych niezbędnych działań.

Dzięki funkcjonalności Connect Communities możliwe jest zebranie wszystkich zainteresowanych w jednym miejscu i umożliwienie asynchronicznego dzielenia się wiedzą niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Za pomocą kilku kliknięć w portalu administrator HR może utworzyć przestrzeń i przypisać określone role osobom, które do niej dołączą. Możliwość powiązania określonych obiektów szkoleniowych ze społecznością zwiększa doświadczenie w zakresie wspólnego uczenia się.

Podsumowanie

Pięć funkcji Cornerstone OnDemand to tylko początek tego, co system HR może zapewnić każdemu zespołowi HR. Wymienione w artykule narzędzia mają pomóc w nawigacji po potrzebach pracowników, jak i administratorów systemu. Wykorzystanie ich daje dodatkowe możliwości identyfikacji mocnych i słabych stron danej grupy oraz naprawienia lub nagrodzenia danej sytuacji. Większa dokładność w gromadzeniu danych w połączeniu z mniejszą czasochłonnością procesu zdecydowanie dowodzi, że Cornerstone OnDemand może stać się przydatnym zasobem dla zespołu HR w każdej organizacji.

Piotr Gerwatowski
Implementation Consultant