Dokumenty mogą być bezpiecznie podpisywane cyfrowo przez osoby fizyczne lub organizacje za pomocą systemu podpisu elektronicznego Docusign eSignature. Przyjazny dla użytkownika interfejs usprawnia ogólny proces podpisywania, umożliwiając śledzenie transakcji w czasie rzeczywistym i różne techniki weryfikacji tożsamości.

Podpis elektroniczny Docusign jest akceptowany i stosowany w wielu krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych, Unii Europejskiej i wielu innych.

Owszem, dokumenty mogą być podpisywane za pomocą Docusign. Oferuje on bezpieczne środowisko dla podpisów elektronicznych, gwarantując, że każda strona transakcji złożyła podpis. Docusign jest szeroko stosowany w różnych obszarach, w tym w usługach prawnych i finansach, gdzie legalność podpisanych dokumentów ma kluczowe znaczenie. Obsługuje prawnie wiążące umowy, takie jak umowy o pracę, umowy sprzedaży i umowy o zachowaniu poufności.

Programy zwane systemami zarządzania umowami (DMS) są przeznaczone do obsługi całego okresu obowiązywania umowy, od jej zawarcia do wykonania i odnowienia. Pomagają one firmom zwiększyć udział zainteresowanych stron, przyspieszyć przepływ pracy i poprawić zgodność z przepisami, ułatwiając zapisywanie, śledzenie i zarządzanie umowami.

Zarządzanie cyklem życia umowy jest określane jako CLM. Odnosi się ono do systematycznego zarządzania umowami, począwszy od ich ustanowienia i negocjowania, aż po wdrożenie i ewentualne odnowienie lub rozwiązanie. Umowy są scentralizowane w bezpiecznym repozytorium, przepływy pracy są zautomatyzowane, a zgodność organizacyjna i prawna jest zwiększona dzięki zastosowaniu systemu CLM.

Idealny system zarządzania dokumentami różni się w zależności od przypadków użycia, standardów branżowych i celów organizacyjnych. Jednak ze względu na możliwość dostosowania, rozbudowane funkcje podpisu elektronicznego, szeroką gamę konektorów oraz funkcje, które poprawiają zgodność i przyspieszają przepływ pracy, Docusign jest uznawany za najlepszą opcję.

Aby przeprowadzić audyt zarządzania umowami, należy zbadać procesy związane z tworzeniem, zatwierdzaniem, przechowywaniem i zabezpieczaniem umów; potwierdzić, że przestrzegane są zasady i przepisy; zbadać śledzenie i ścieżki audytu w całym cyklu życia umowy; ocenić automatyzację przepływu pracy; oraz potwierdzić raportowanie i monitorowanie wydajności pod kątem skuteczności i ulepszeń.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania umowami można zminimalizować ryzyko i poprawić przejrzystość dzięki ścieżce audytu, zapewniając jednocześnie scentralizowane przechowywanie, szybsze procesy, zgodność z przepisami, bezpieczny dostęp, automatyczne śledzenie i zwiększoną produktywność.

Aby usprawnić zarządzanie dokumentami, ich wyszukiwanie i przechowywanie w organizacji, potrzebny jest system zarządzania dokumentami (DMS). Wszystkie dokumenty są scentralizowane w celu łatwego wyszukiwania i dostępności, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

Dokumenty mogą być zarządzane, przeglądane i przechowywane centralnie w cyfrowym repozytorium utworzonym przez system zarządzania dokumentami (DMS). W celu zachowania bezpieczeństwa, system ten zazwyczaj posiada narzędzia do kontroli wersji, przechwytywania dokumentów (skanowanie lub importowanie dokumentów) i klasyfikacji (przy użyciu tagów, folderów lub metadanych).