Zadanie

Nasz klient, jedna z największych ukraińskich grup przemysłowych działających w sektorze handlu i czołowy detalista z siecią ponad 700 sklepów na terenie całego kraju, podjął decyzję o ulepszeniu swoich programów szkoleniowych i rozwojowych dla pracowników. Ze względu na zróżnicowane obszary działalności, obejmujące produkcję żywności, bankowość, IT, logistykę i gastronomię, grupa mierzyła się z wyzwaniami w zarządzaniu potrzebami szkoleniowymi i rozwojowymi pracowników w każdym z tych sektorów.

Klient zdecydował się na implementację systemu HCM, który miał za zadanie dostarczyć scentralizowaną platformę do rekrutacji i onboardingu nowych pracowników, zarządzania ich szkoleniami i rozwojem, oceny ich wyników oraz prowadzenia działań związanych z wynagrodzeniami.

W celu realizacji tego projektu grupa nawiązała współpracę z eConsulting jako wdrażającą zaawansowane rozwiązania HCM i największym partnerem Cornerstone OnDemand w Europie, a także z Cornerstone OnDemand (CSOD) – liderem w dostarczaniu chmurowych rozwiązań oprogramowania do zarządzania nauką i talentami. eConsulting posiada zespół 60 wysoce wykwalifikowanych konsultantów, którzy zdobyli ponad 500 certyfikatów CSOD. 

Zakres prac

Najbardziej skomplikowanym etapem projektu było Dostosowanie Procesów Biznesowych (BPA), które jednocześnie stanowiło jego inaugurację. W ramach BPA nawiązaliśmy intensywną współpracę z klientem, aby dokładnie przeanalizować specyfikę ich procesów. Z uwagi na różnorodność działalności prowadzonej przez klienta, jego procesy były niezwykle zróżnicowane.

Naszym priorytetem było wyłonienie elementów wspólnych i stworzenie spójnej struktury systemu. Ten etap obejmował przemyślenia dotyczące funkcji systemu, takich jak powiadomienia e-mail, przepływy zatwierdzeń, zarządzanie instruktorami itp. Pracowaliśmy razem nad stworzeniem kompleksowej mapy kluczowych wymagań systemowych klienta, co było decydującym krokiem w kierunku zapewnienia, że system spełni ich oczekiwania. Doprecyzowanie wizji klienta dotyczącej systemu oraz zrozumienie jego funkcjonowania wymagały zaangażowanej komunikacji i klarownego wyjaśnienia. Kluczowe było pokazanie realności realizacji ich pomysłów oraz wyjaśnienie kroków niezbędnych do ich wdrożenia.

Po zakończeniu etapu BPA przystąpiliśmy do fazy implementacji. Naszą pracę organizowaliśmy poprzez cotygodniowe spotkania, podczas których omawialiśmy postępy oraz osiągnięcia. Oprócz tego raz w tygodniu spotykaliśmy się z przedstawicielem CSOD, aby omówić najnowsze aktualizacje projektu i ewentualne zmiany priorytetów.

Projekt został zaplanowany do realizacji w dwóch etapach. W fazie 1 skutecznie wdrożyliśmy cztery moduły:

• Moduł podstawowy CSOD: Ten moduł stanowi fundament systemu, definiując kluczowe aspekty takie jak tworzenie użytkowników, projektowanie strony logowania, konfigurację menu, ustawienia przycisków i wiele innych.
• Moduł szkoleniowy CSOD: centralna platforma do zarządzania, przydzielania, automatyzacji i monitorowania wymaganego szkolenia, oferując spersonalizowane doświadczenia szkoleniowe online lub stacjonarne, wspierające rozwój pracowników.
• Moduł oceny wyników CSOD: ułatwia ocenę wyników pracowników oraz ich celów.
• Moduł rekrutacyjny CSOD: System ten został zaprojektowany tak, aby spełnić potrzeby klienta w zakresie rekrutacji, pomagając mu znaleźć odpowiednie osoby i dopasować je do odpowiednich ról, zapewniając kompleksowe doświadczenie od przeglądania ofert pracy do podpisywania listów ofertowych.

Dodatkowo zrealizowaliśmy następujące zadania:

• Import Danych Wejściowych  – IDF User/OU: Ta kluczowa funkcja umożliwiła załadowanie użytkowników i całej struktury organizacyjnej do systemu, co pozwoliło na wprowadzenie niezbędnych danych do ram systemu i zapewniło bezproblemową integrację.
• Pojedyncze logowanie (SSO) – Custom OAuth 2.0 – Projekt niestandardowego SSO został opracowany we współpracy z CSOD i wdrożony w odpowiedzi na specyficzne wymagania klienta. Po tym klienci zrozumieli, że potrzebują innego, oddzielnego niestandardowego SSO dla innego środowiska, a my efektywnie przydzieliliśmy zasoby do dostarczenia tego dodatkowego rozwiązania.
• Usługi sieciowe
• Custom Login Page (CLP)
• Welcome Page – Pakiet Projektowania Szablonów: Nasi specjaliści dostarczyli klientowi szczegółowe wymagania techniczne, gwarantując, że design systemu jest spójny z wizerunkiem marki klienta.
• Outsourced Administration (OA): Przydzieliliśmy dodatkowe godziny na realizację zadań wykraczających poza pierwotny zakres projektu, aby sprostać dodatkowym pomysłom klienta.
• Configuration Workbook dla modułów, wdrożonych w trakcie Fazy 1: Ten obszerny dokument zawierał opis całej architektury i konfiguracji systemu, stanowiąc punkt odniesienia do odtworzenia i replikacji systemu w przypadku awarii serwera.

Ponadto z uwzględnieniem potrzeb klienta dotyczących zarządzania systemem i raportowania, przeprowadziliśmy warsztaty na temat Ról Bezpieczeństwa i Uprawnień oraz warsztaty na temat Raportowania 2.0.

Niestety, z powodu nieprzewidzianych okoliczności związanych z inwazją Rosji na Ukrainę w lutym 2022 roku, projekt został zawieszony na koniec Fazy 1. Oczekujemy z niecierpliwością na możliwość jego kontynuacji.

Do zadań planowanych na drugą fazę należą:

• Implementacja Modułu Onboarding CSOD
• Implementacja Modułu Performance CSOD
• Dostosowanie Procesów Biznesowych (BPA) dla drugiej fazy
• Szkolenie dedykowane dla Administratora
• Stworzenie Configuration Workbook dla modułów, które mają być wdrożone w trakcie Fazy 2

Kolejność zadań dla każdej fazy została zalecona przez nasz zespół, ponieważ zauważyliśmy, że klient potrzebuje dodatkowego czasu na przygotowanie się do modułów takich jak Performance i Onboarding. Aby realizować projekt z maksymalną efektywnością, zaproponowaliśmy powyższy plan działania.

Wynik

W trakcie Outsourced Administration (OA), eConsulting odgrywało rolę głównego punktu kontaktowego dla wszystkich zadań wykraczających poza zakres pierwotnej umowy. W obliczu obecnej sytuacji geopolitycznej i zawieszenia projektu, określenie konkretnych korzyści dla klienta, wynikających z implementacji staje się trudne. Niemniej jednak, nasz klient wyraził duże uznanie dla następujących aspektów:

• Nieustanna dostępność: Utrzymywaliśmy gotowość do działania, zawsze będąc na wyciągnięcie ręki, nawet na nieplanowane spotkania.
• Szybkość reakcji: Nasz zespół systematycznie dostarczał rozwiązania lub odpowiedzi w krótkim czasie.
• Elastyczność językowa: Dostosowaliśmy się do barier językowych, oferując usługi w języku preferowanym przez klienta, co znacznie ułatwiło efektywną komunikację i wsparcie.
• Punktualność: Dotrzymywaliśmy wszystkich terminów projektowych, co potwierdzało nasze zaangażowanie w rzetelne i terminowe realizowanie zadań.

Ten projekt doskonale ilustruje, jak istotne dla osiągnięcia sukcesu jest skuteczne Dostosowanie Procesów Biznesowych. Jeżeli Twoja organizacja potrzebuje wsparcia w zakresie tworzenia, wizualizacji czy oceny wartości procesów, zapraszamy do kontaktu z nami: https://shop.econsulting.co/advisory-services/19,business-process-alignment-workshop